Logistiksektorn är en konkurrensutsatt bransch där kundförväntningarna växer. Det här ställer krav på effektiva kommunikationsvägar och en högpresterande kundservice. Men många logistikföretag har ingen bra kommunikationslösning och detta får konsekvenser på både kostnader och produktivitet.
Logistiksektorn har en enormt viktig roll i ekonomin, något som blivit extra uppenbart för gemene man under Covid-pandemin.
Men det är inte någon enkel roll. Miljöfrågor och bränslepriser sätter branschen på prov. Leveranskedjorna är långa och teknikutvecklingen driver många förändringar. Dessutom ökar kundernas krav på både leveranstider och servicenivåer.
Specifika krav på kommunikation
Många logistikföretag jobbar dygnet runt alla dagar om året och är verksamma i flera länder. Personer inom kontor, lager, distribution och transport behöver kunna kommunicera med varandra – och kundservice behöver kunna hantera mängder av ärenden.
Historiskt har det varit svårt att få till en smidig kommunikationslösning som inkluderar olika medarbetargrupper och spänner över landsgränser. Därför har många logistikföretag utmaningar med sin telefoni.
3 vanliga utmaningar med telefoni för logistikföretag
Här är vanliga telefoniutmaningar för logistikföretag och vad konsekvenserna brukar bli.
- Rörigt och dyrt med operatörer i varje land
Traditionella telefonioperatörer har svårt att erbjuda telefoni i andra länder. Det gör att logistikföretag, och andra internationella företag, behöver teckna telefoniavtal i varje land.
Det i sin tur innebär:
Mängder av olika kontaktytor
- Många olika avtal, med olika villkor
- Sårbarhet om telefonin går ner
- Svårt att få överblick – vad händer när en medarbetare slutar, vad gäller om telefonin går ner?
- Hög kostnad för telefoni; dels på grund av bindningstider i de olika avtalen, dels eftersom kommunikationen mellan länder sker som internationella samtal och slutligen för att det kostar mycket att ha support i alla länder 24/7
- Ineffektivitet när kommunikationen sker i silos
När telefoni och andra former av kommunikation inte hänger ihop minskar möjligheterna till samarbete och produktivitet.
Här är några exempel:
- Svåranpassade telefonväxlar – Traditionellt har operatörsväxlar (både fysiska och i molnet) varit svåra att anpassa och integrera mot andra system, till exempel CRM. Det gör att kundservice tar emot samtal från inringande kunder utan att ha någon information om dem – ärenden tar tid och kundupplevelsen blir inte så hög som den skulle kunna vara. Ni missar också möjligheter som automatisk uppdatering av leveransstatus via knappval i växeln.
- Olika verktyg för kommunikation – om ni använder olika verktyg för olika typer av kommunikation (chatt, möten, telefonsamtal, samverkan i filer) så tar det tid för medarbetarna att hoppa mellan applikationer, risken för fel ökar och informationen blir svåråtkomlig.
- Olika typer av telefoner för medarbetarna. Om medarbetarna använder handenheter på lagret, mobiltelefoner i transporten, datorer och mobiler på kontoret – och dessa inte är integrerade med varandra – då går ni miste om synergier. Ni kan till exempel inte nyttja närvarostatus, enkel vidarekoppling och hantering av samtalsköer fullt ut.
- Svårt och dyrt att samverka mellan länder
Ovanstående innebär också att telefonilösningarna mellan länder inte hänger ihop. Det här gör det svårt att samverka över landsgränser, till exempel genom att centralisera sin kundservice.
Ett företag som vill förlägga sin nordiska support till Sverige behöver till exempel kunna ringa och ta emot samtal på både svenska, norska, finska och danska nummer, vilket är svårt att få från en traditionell nationell operatör.
Ett annat scenario är att förlägga kundservice till ett par länder som samverkar och avlastar varandra vid behov. Det är en lösning som ger produktivitetsvinster, enorma kostnadsbesparingar och jämnar ut arbetsbelastningen för personalen. Med en traditionell telefonilösning är det emellertid en omöjlig väg eftersom telefonikostnaderna blir för höga.
En enda plattform löser utmaningarna med telefoni för logistikföretag
Den goda nyheten är att det finns en lösning på samtliga ovan nämnda utmaningar. Nämligen att ha en telefonilösning på en och samma plattform. Detta är möjligt genom en virtuell operatör som använder andra operatörers nät.
Då kan du ha internationella nummer för alla länder via samma operatör och ett avtal där du flexibelt kan skala upp eller ner antalet abonnemang. Ni kan samverka mellan länder och kapa kostnader eftersom ni ringer interna samtal istället för internationella via telenätet.
Infracom är en virtuell operatör som använder det mest optimerade telefoninätet i varje land och erbjuder helhetslösningar för kommunikation. Vi har bland annat hjälpt Havi att gå från traditionell telefoni till en Teamstelefonilösning, som i nuläget inkluderar Italien och Spanien.
