Principer för effektiva möten
Här är tips och råd för effektiva och meningsfulla möten — gäller även fysiska möten, även om de är ännu viktigare digitalt.
- Kör möten digitalt även om alla ska vara på plats fysiskt. Då kan ni alltid starta mötet i tid.
- Var noga med tider; skicka ut kallelsen i god tid, börja mötet på utsatt tid och håll tiden.
- Ha alltid en tydlig beskrivning av syftet, målet, agenda och deltagare.
- Bjud bara in de som verkligen behöver vara med.
- Få ihop fjärrdeltagare och de som är på plats; låt deltagarna presentera sig och se till att alla kommer till tals.
- Avsluta med en sammanfattning av mötet och de beslut som fattats.
Checklista för digitala möten
Innan mötet
- Skapa mötet via Teams (klicka på kalendern) eller från Outlook (klicka på skapa Teamsmöte). Ange tidpunkt, deltagare, plats. Skicka med dokument som bilagor. Ange syfte, mål och agenda. Lägg till mötet till en kanal.
- Skicka möteskallelsen.
- Gå igenom eventuella chattkonversationer innan mötet.
- Utse och meddela den som ska föra anteckningar under mötet.
Under mötet
- Säkerställ att den tekniska utrustningen som ljud och bild till skärm fungerar. Med Microsoft Teams Rooms System sker det automatiskt — du trycker på Join-knappen på enheten.
- Koppla upp dig strax innan mötet ska börja.
- Starta inspelning. Genom att spela in mötet får du stöd för anteckningar och personer som inte kunde närvara kan ta del av allt som sades.
- Följ mötesprinciper för effektiva möten.
- Informera deltagarna om vad de behöver göra i Teams efter mötet.
Efter mötet
- Se till att anteckningar kommer in i mötet i Teams så att allt som rör mötet finns på samma plats.
- Skapa eventuella dokument direkt i mötet så alla kan samverka i dem.
- Utför överenskommet efterarbete; gilla-markera anteckningarna, ta del av inspelningen om du inte var med.
Ökad effektivitet med digitala möten
Möten är ett bra sätt att få saker gjort, samlas kring beslut och komma vidare i olika frågor. Men många upplever att möten tar för mycket av deras tid.
Att hålla möten digitalt istället för fysiskt är ett sätt att minska den totala mötestiden då vi slipper ta oss till och från. Mötesfunktionerna och mötesutrustningen blir också allt smartare vilket gör att vi kan hantera digitala möten enklare och snabbare.