Telefoni är en kritisk del av det dagliga arbetet i de flesta verksamheter. Därför gäller det att säkerställa att telefonin möter de specifika behov och krav som finns i varje steg av ett företags utveckling.
En framgångsfaktor för tillväxt
En framgångsfaktor för tillväxt är att tänka sig in i den situation du vill hamna i redan från början. Då är det enklare att komma dit.
Hur kommer det att fungera när vi är stora? Genom att föreställa dig hur det ska bli och agera så mycket som möjligt i linje med det nu, så kommer du att ligga steget före och kan bygga strukturerna rätt från början.
Skala upp vartefter behoven ändras
Med moderna lösningar behöver du inte köpa det ni ska ha i framtiden, nu. Men i valet av lösning är det en fördel att ha en idé om vad som kan komma bakom nästa hörn.
Även de allra minsta företagen kan idag nyttja telefonifunktionalitet som tidigare var förbehållen stora bolag. Genom att använda en telefonilösning i molnet så köper du inte mer än ni behöver.
Telefoni i företagets olika faser
Soloföretag
För enmans- eller tvåmansbolag är kraven på telefoni inte så höga. Du/ni har förmodligen mobiltelefoner och inget behov av en kontorstelefon. Du kan vilja ha:
- Ett fast telefonnummer. Många tycker att ett centralt nummer ger mer tyngd än att enbart ha privata mobiltelefonnummer.
Mikroföretag (mindre än 10 anställda)
När ditt företag blir något större, säg tre till nio personer, så kan det vara smidigt med viss växelfunktionalitet:
- Möjlighet att styra inkommande samtal till en viss person eller till en röstbrevlåda
- Enkelt kunna koppla vidare samtal till en kollega
Att ha viss växelfunktionalitet gör också att företaget uppfattas som större.
Småföretag (10 – 49 anställda)
Behoven ökar när företaget kommer in i det som brukar definieras som småföretag:
- Mobila anknytningar för att kunna svara på centralt inkommande samtal även när ni är på resande fot
- En automatisk telefonist som ser till att inringande personer kommer i kontakt med rätt person snabbare
- Samtalskö
- Call-back-funktionalitet som hjälp när ni inte hinner besvara inkommande samtal
Medelstora företag (50 – 249 anställda)
- Automatisk telefonist för att snabbt dirigera inkommande samtal
- Tydligare flöden för hur inkommande samtal ska hanteras bland de olika rollerna
- Administrationsportal där administratörer kan justera samtalsflöden och hantera användare
- Möjlighet att anpassa telefonin till olika roller och deras behov av en viss enhet — IP-telefoni, mobiltelefoner, softphone
Stora företag (fler än 249 anställda)
- Kontaktcenter — knyter ihop alla kontaktpunkter (mail, telefoni, sociala medier)
- Integrationer mot tredjepartsystem (ärendehantering, CRM)
- Enklare kostnadskontroll genom samlingsfaktura specificerad per kostnadsställe
Avslutningsvis
I takt med att ett företag växer uppkommer nya behov och krav på telefonin. Med dagens molnlösningar kan även de minsta företagen nyttja smarta funktioner för sin telefoni. Företag kan oavsett storlek ta höjd för framtiden utan att det orsakar högre kostnader idag.