Att byta telefonilösning brukar inte stå högt på önskelistan. De flesta tycker att det känns som ett stort projekt och vet inte var de ska börja. Men det är inte så svårt om du bara vet vad som ska ske. I den här artikeln får du veta hur det går till att införa Teamstelefoni steg för steg.
Många organisationer där Microsoft Teams blivit en naturlig del i det dagliga arbetet, med videomöte och chatt, funderar på att göra Teams till navet även för telefoni. Dock är det vanligt att det finns ett motstånd mot själva införandeprojektet.
Enligt vår erfarenhet kommer motståndet mot att byta telefoni framför allt från att det är obekant. Man vet inte vad som krävs eller vad som kommer att ske.
Så här går det till att införa Teamstelefoni
Vi vet emellertid exakt vad vi och ni behöver göra. Vi har hjälpt 100-tals företag att byta till Teamstelefoni och är väl insatta i alla detaljer.
Vi har också utvecklat en metod för införandet så att det blir både snabbare och enklare.
Här är stegen för att byta till Teamstelefoni och vad du/ni behöver göra:
1. Kunddatainsamling
Det första som sker efter beslutet att införa Teamstelefoni är en kunddatainsamling.
Normalt är det kundens ansvar, vid ett telefonibyte, att tillhandahålla nummer till telefoner, mobiler, faxar och annan utrustning.
Detta brukar dock vara lättare sagt än gjort. Därför upprättar vi en fullmakt för att kunna bistå med denna datainsamling. Vi ser också över era bindningstider och nummerserier samt status för er Microsoftmiljö.
2. Design av lösning
Därefter behöver du och andra nyckelpersoner delta i 2-4 projektmöten med oss där vi identifierar era krav och behov. Vi tar i samråd med er fram ett förslag för hur er telefoni ska fungera, till exempel vad gäller talsvar, köer och öppettider.
Efter dessa projektmöten designar vi lösningen, gör en projektplanering och beslutar gemensamt om porteringsdatum.
3. Genomgång av rutiner
Inför driftsättningen deltar du i ett kortare möte där vi går igenom rutiner för beställning och felanmälan.
oss och vi bokar in utbildning för era nyckelpersoner (t.ex. administratörer och “super users”). Normalt sker dessa utbildningstillfällen digitalt vid ett par tillfällen om en timme styck.
4. Driftsättning och användarstöd
Nu är er nya lösning redo att tas i bruk. Vi driftsätter den och från det beslutade porteringsdatumet ersätter Teamstelefoniplattformen er nuvarande lösning.
För att medarbetarna ska känna sig bekväma med den nya telefonilösningen får ni olika typer av stödmaterial från oss. Ni får tillgång till online-manualer, videoguider för olika funktioner och tillgång till ett hjälpcenter.
Detta lättillgängliga material, i kombination med guidning från era administratörer eller ”super users”, brukar räcka som användarstöd. Men vi erbjuder också utbildningar för personalen om behov finns.
5. Kvalitetskontroll och justeringar
När ni haft lösningen i ett par dagar eller veckor kanske ni upptäcker att ni vill att saker och ting ska fungera annorlunda än ni trodde från början. Det är tämligen vanligt och därför gör vi kvalitetskontroller och justeringar efter att vi satt lösningen i drift.
Löpande uppföljning maximerar nyttan
Vi rekommenderar att ni avsätter tid för löpande driftsmöten efter att användandet är igång. Det är ett bra sätt att säkra maximal nytta över tid. Ni kan vilja anpassa funktioner och justera lösningen efter nya eller ändrade behov. Det är också ett bra sätt få ut nyheter i organisationen, i form av funktioner och appar för en enklare vardag.
Att medarbetarna upplever användandet som smidigt är, som med alla system, A och O. Enkla tips och tricks hjälper långt och våra certifierade ”customer success managers” bistår er som kund i användandet. Allt för att ni ska få maximal nytta från den nya Teamstelefonilösningen.
