Telefoni är en viktig del av ett företags tillväxtresa och stödjer verksamheten på olika sätt i olika faser. Hur kan telefoni serva er på bästa sätt nu? Vad är viktigt när i företagets utveckling? Här är exempel på hur telefoni kan stödja varje steg i ett företags tillväxtresa.

Telefoni är en kritisk del av det dagliga arbetet i de flesta verksamheter. Därför gäller det att säkerställa att telefonin möter de specifika behov och krav som finns i varje steg av ett företags utveckling.

Dels för att möta hygiennivån vad gäller kundupplevelse. Dels för att säkerställa en smidig hantering så att inte telefoni blir en administrativ börda.

De flesta företagare vill inte stanna där de är utan har tillväxtambitioner för sitt företag. Man har affärsplaner och en målbild på olika lång sikt. En sak som många missar, i vår erfarenhet, är emellertid att ta med telefonin i ekvationen. Iallafall de något mindre företagen som ofta saknar någon som är ansvarig för telefoni.

 

En framgångsfaktor för tillväxt

En framgångsfaktor för tillväxt är att tänka sig in i den situation du vill hamna i redan från början. Då är det enklare att komma dit.

Hur kommer det att fungera när vi är stora?
Genom att föreställa dig hur det ska bli och agera så mycket som möjligt i linje med det nu, så kommer du att ligga steget före och kan bygga strukturerna rätt från början.

Eller vänd på det; om ni jobbar på som idag så kommer ni till slut att slå i taket och få hinder som ni behöver lösa reaktivt, vilket ofta tar mycket kraft och kan kosta mycket pengar.

 

Skala upp vartefter behoven ändras
Så här är fallet även inom telefoni. Det är bra att redan från början fundera över vilken typ av lösning och funktionalitet företaget kan komma att behöva.

Med moderna lösningar så behöver du emellertid inte köpa det ni ska ha i framtiden, nu. Men i valet av lösning är det en fördel att ha en idé om vad som kan komma bakom nästa hörn.

Även de allra minsta företagen kan idag nyttja telefonifunktionalitet som tidigare var förbehållen stora bolag. Genom att använda en telefonilösning i molnet så köper du inte mer än ni behöver. Du kan växa med lösningen vartefter nya behov uppstår och skala upp vartefter ni blir fler medarbetare.

Telefoni i företagets olika faser
Företag i olika storlek har olika behov inom telefoni. Här är en schematisk kategorisering av vilka krav som brukar finnas vid en viss företagsstorlek och exempel på funktionalitet som stödjer dessa krav:

Soloföretag
Om du har ett enmans- eller tvåmansbolag så är förmodligen inte era krav på telefoni så höga. Du/ni har förmodligen mobiltelefoner och inget behov av en kontorstelefon.

Du kan vilja ha:

  • Ett fast telefonnummer. Många tycker att ett centralt nummer ger mer tyngd än att enbart ha privata mobiltelefonnummer, framförallt om ni arbetar lokalt och vill ge en lokal förankring.

Mikroföretag (mindre än 10 anställda)
När ditt företag blir något större, säg tre till nio personer, så kan det vara smidigt med viss växelfunktionalitet som till exempel:

  • Möjlighet att styra inkommande samtal till en viss person eller till en röstbrevlåda
  • Enkelt kunna koppla vidare samtal till en kollega

Att ha viss växelfunktionalitet gör också att företaget uppfattas som större.

Småföretag (10 – 49 anställda)
Behoven ökar när företaget kommer in i det som brukar definieras som småföretag (10 – 49 anställda). Då brukar man ha nytta av ovanstående plus till exempel:

  • Mobila anknytningar för att kunna svara på centralt inkommande samtal även när ni är på resande fot
  • En automatisk telefonist som ser till att inringande personer kommer i kontakt med rätt person snabbare
  • Samtalskö
  • Call-back-funktionalitet som hjälp när ni inte hinner besvara inkommande samtal. Inringande personer kan välja att bli uppringda istället för att stå på kö.

Dessutom blir det allt viktigare, ju större företaget blir, att telefonilösningen är stabil för att slippa kostsamma driftstopp.

Medelstora företag (50 – 249 anställda)
Medelstora företag har ofta behov av ytterligare växelfunktionlitet eftersom mängden inkommande samtal växer. Här är några exempel:

  • Automatisk telefonist för att snabbt dirigera inkommande samtal till rätt person eller avdelning
  • Tydligare flöden för hur inkommande samtal ska hanteras bland de olika rollerna på företaget.
  • Administrationsportal där administratörer kan justera samtalsflöden och hantera användare.
  • Möjlighet att anpassa telefonin till olika roller och deras behov av en viss enhet – IP-telefoni, mobiltelefoner, softphone (mjukvarutelefon i datorn). En säljare behöver till exempel en mobil medan en medarbetare som främst arbetar framför datorn har nytta av att kunna ringa direkt från Microsoft Teams

Stora företag (fler än 249 anställda)
Stora företag kan ha ytterligare krav på sin telefoni såsom till exempel:

  • Kontaktcenter – en tjänst som knyter ihop företagets alla kontaktpunkter såsom e-mail, telefoni och sociala medier för att kunna hantera alla kontakter på ett och samma ställe.
  • Integrationer mot tredjepartsystem, till exempel ärendehantering och CRM.
  • Enklare kostnadskontroll genom en samlingsfaktura som specificerar telefonin per kostnadsställe. För koncernbolag kan det till exempel vara en fördel att ha en gemensam plattform för telefoni men kunna dela upp faktureringen.

Avslutningsvis
I takt med att ett företag växer uppkommer nya behov och krav på telefonin. Dels behov kopplade till kostnader och effektivitet men också krav på att kunna serva kunderna på bästa sätt och ge dem en positiv upplevelse i kontakten med ditt företag.

Med dagens molnlösningar kan även de minsta företagen nyttja smarta funktioner för sin telefoni. Företag kan oavsett storlek ta höjd för framtiden utan att det orsakar högre kostnader idag.