Många företag inom industri, bygg och handel har utmaningar med kommunikation och samverkan mellan sin inne- och utepersonal. Det kan vara svårt att nå varandra och information kan lätt hamna mellan stolarna. När kommunikationsvägarna är ineffektiva kan det i sin tur påverka medarbetarnas välmående, kundnöjdhet och i slutändan bolagets resultat.
Den goda nyheten är att utmaningarna kan överbryggas genom att använda Microsoft Teams.
Det senaste året har Microsoft storsatsat på att göra Microsoft 365-applikationerna användbara även för det man kallar medarbetare i frontlinjen. Det vill säga personal i en mängd olika branscher som behöver arbeta mobilt.
Två typiska utmaningar för industri, bygg och handel
I branscher med höga krav på koordinering i leveransen till kunder så är det extra viktigt att medarbetarna kan nå varandra och inte missar viktig information.
Historiskt har det dock varit svårt att få till bra kommunikationsvägar för företag som har personal både på kontor och ute i fabriker, lager, byggarbetsplatser eller i serviceroller gentemot kunder.
En annan utmaning i dessa branscher är risken för att telefonilösningen havererar.
- Problem med kommunikation
Utmaningarna med kommunikation och samverkan är påtagliga i dessa branscher. Färre än 25% av all frontlinjepersonal tycker att de har rätt teknologi för att göra sitt arbete effektivt. Ofta bromsas de av att kommunikationen med arbetskamrater och med kontoret är ineffektiv och opålitlig.
– Historisk har inte frontlinjearbetare varit uppkopplade i samma kommunikationskanaler som resten av organisationen, säger Scott Morrison på Microsoft.
– De har haft olika verktyg för olika uppgifter och samtidigt varit bortkopplade från den övriga organisationen eftersom de inte använt samma kommunikationskanaler, förklarar han.
Medan kontorspersonalen använder datorer, mobiltelefoner och samverkansverktyg som Teams så är frontlinjepersonalen beroende av att kunna arbeta mobilt. Antingen via mobiltelefon eller via trådlösa ”dumma” telefoner som inte hänger ihop med övriga verktyg.
Det här gör samarbetet onödigt krångligt. Personalen måste hoppa mellan olika verktyg, vissa använder Teams andra inte, samtal kan inte vidarekopplas och alla kan inte delta i onlinemöten.
- Risk för haveri
Eftersom personalen använder olika verktyg så har företag i dessa branscher ofta flera olika system för sin telefoni, IT och växel, som är lokalt installerade.
Det här betyder att systemen ofta är äldre, risken för fel ökar och assistans på plats är nödvändig om något felar.
Den största baksidan är emellertid risken att tvingas till ett akut skifte om exempelvis växeln går sönder. Att mobiltelefonerna slutar fungera för 30-40 personer, eller hur många man nu har i frontlinjen, är en mardröm som dessvärre kan bli sann.
Vi hjälper just nu ett företag, som råkade ut för just detta, att snabbt flytta till en annan lösning.
Integrera telefoni och IT i Microsoft Teams
Numera kan du knyta ihop traditionell telefoni med Microsoft Teams och få ihop hela organisationen i en och samma lösning.
Dels har Microsoft gjort mycket för att frontlinjepersonal som arbetar mobilt ska kunna dra nytta av Teams. Inte bara basfunktionerna som chatt, internsamtal och möten utan även genom industrispecifika appar (t.ex. Visio, Shift och Planner).
Nyligen har man lagt till möjligheten att använda smarta telefoner och paddor som walkie talkies.
Om du dessutom integrerar en telefonilösning i Microsoft Teams så får du också ihop telefoni och IT och ni slipper olika lokalt installerade system.
Enklare samarbete och lägre risk
Det finns många fördelar med en integrerad molnbaserad kommunikationslösning. Speciellt för företag i branscher som traditionellt haft utmaningar med samverkan och att system blir utdaterade.
Exempelvis att:
- All personal kan använda samma verktyg; kanaler, chatt, appar och vara med i onlinemöten från dator eller mobiltelefon.
- Personalen enkelt kan interagera med varandra; ringa med en knapptryckning på den enhet de använder, koppla vidare samtal, se närvarostatus och ha koll på vem som är tillgänglig, i möte eller sjuk.
- Ni hela tiden har en uppdaterad växel och den senaste kommunikationslösningen.
- Risken för att telefonilösningen ska haverera försvinner då lösningen ligger i molnet.
Om en frontlinjearbetare behöver hitta någon med rätt expertis för att ställa en fråga så behöver han eller hon inte längre be en central växeltelefonist att ringa olika specialister. Medarbetaren kan själv se vem som är online eller skicka frågan till alla medlemmar i en kanal så att första tillgängliga expert kan svara.
Telefoni i molnet – är det bra?
Vissa känner osäkerhet inför att lägga sin telefoni i molnet. Hur är kvaliteten? Är det pålitligt och säkert? Det korta svaret är att det är både bättre, säkrare och mer flexibelt.
När de första lösningarna för att ringa via internet kom så fanns det vissa kvalitetsbrister. Idag är det däremot standard. Numera sker all telefoni som IP-telefoni, det vill säga över internet och alla nya växellösningar är molnlösningar.
Att ha en molnbaserad växellösning, istället för en fysisk växel, är mer driftsäkert. Den uppdateras också hela tiden i takt med att leverantören utvecklar sin lösning.
Det som skiljer InfraCom från traditionella telefonioperatörer är att vi utvecklar telefoni och växellösningar som integrerar mot Microsofts molnplattform Teams. Detta eftersom det finns många positiva synergier med att koppla ihop IT och telefoni.
