Till en början kan hanteringen av digitala möten kännas främmande för den som är ovan. Men det är tämligen enkelt. Med mötesfunktionerna i Microsoft Teams blir det smidigt att hålla onlinemöten. Efter bara några gånger blir momenten till naturliga rutiner som går av sig självt.
Här är en checklista för allt du behöver göra inför, under och efter ett digitalt möte i Microsoft Teams. Samt principer för att mötena ska bli så givande som möjligt för alla inblandade och ge de resultat ni vill.
Principer för effektiva möten
Här är tips och råd för effektiva och meningsfulla möten. Saker som gäller även fysiska möten, även om de är ännu viktigare i digitala sammanhang när deltagarna inte kan se varandra.
- Kör möten digitalt även om alla ska vara på plats fysiskt. Då kan ni alltid starta mötet i tid. Om någon är försenad kan han eller hon ansluta via sin telefon.
- Var noga med tider; skicka ut kallelsen i god tid, börja mötet på utsatt tid och håll tiden i mötet så att ni hinner med de viktiga frågorna.
- Ha alltid en tydlig beskrivning av syftet – varför ska mötet hållas, målet – vilka resultat ska uppnås, agenda –vad ska avhandlas, deltagare – vilka ska delta och vad kan de bidra med.
- Bjud bara in de som verkligen behöver vara med och ifrågasätt kallelser till möten ifall du känner att ditt deltagande är omotiverat.
- Få ihop fjärrdeltagare och de som är på plats; låt deltagarna presentera sig och se till att alla kommer till tals oavsett var de befinner sig.
- Avsluta med en sammanfattning av mötet och de beslut som fattats. Tydliggör uppgifter, vem som ansvarar för vad och när det ska vara klart.
Checklista för digitala möten
Här är en checklista för vad du bör göra innan, under och efter ett möte online. Flera av punkterna är moment som många redan gör idag. Andra är mindre vanligt förekommande och vissa är finlir för den som vill.
Det finns olika sätt att göra vissa moment. Prova gärna vad som passar dig bäst. Här nedan är en vägledning och kom-ihåg-punkter.
Innan mötet
Det här behöver du göra innan mötet:
1. Skapa mötet – antingen via Teams (klicka på kalendern) eller från Outlook (klicka på skapa Teamsmöte)
- Ange tidpunkt och deltagare.
- Välj ett fysiskt rum som passar för ändamålet (ett konferensrum med lämplig utrustning, egna arbetsplatsen eller hemmakontoret) och ange plats.
- Lägg till information om platsen (som adressen) ifall det inte redan framgår från ditt val av lokal.
- Skicka med eventuella dokument som behövs för mötet som bilagor.
- Ange syfte, mål och agenda för mötet under ”ange information för det här mötet”.
- Uppmana deltagarna att ställa frågor och diskutera i chatten (som är kopplad till mötet) innan mötestillfället som förberedelse.
- Lägg till mötet till en kanal (så kommer allt att sparas i den kanalen).
2. Skicka möteskallelsen.
3. Gå igenom eventuella chattkonversationer innan mötet.
4. Utse och meddela den som ska föra anteckningar under mötet.
Under mötet
Det här behöver du göra strax innan och under mötet:
1. Om du ska leda mötet, säkerställ att den tekniska utrustningen som ljud och bild till skärm fungerar. Om du använder ett mötesrumssystem är det enklare. Med Microsoft Teams Rooms System sker det automatiskt. Du trycker på Join-knappen på enheten i rummet och kopplas upp till mötet och den utrustning du behöver (utan att ens ansluta din dator).
2. Koppla upp dig strax innan mötet ska börja. Du kan ansluta från Teams eller från Outlook.
3. Starta inspelning (klicka på symbolen med punkter, ”flera åtgärder” i kontrollmenyn). Genom att spela in mötet får du stöd för anteckningar och personer som inte kunde närvara kan ta del av allt som sades i efterhand. Tala om att mötet spelas in.
4. Följ mötesprinciper för effektiva möten (se ovan).
5. Informera deltagarna om vad de behöver göra i Teams efter mötet, t ex:
- Gilla-markera anteckningar för att visa att de läst och godkänt protokollet, eller
- Ta en chattdialog om anteckningar eller uppgifter behöver förbättras
- Ange i anteckningar när en uppgift är genomförd
Efter mötet
Det här behöver du/ni göra efter mötet:
1. Se till att anteckningar kommer in i mötet i Teams så att allt som rör mötet finns på samma plats. Antingen genom att skriva direkt i ”mötesanteckningar” (under ”fler åtgärder” i kontrollmenyn) eller bifoga ett worddokument som bilaga i mötets chatt.
2. Skapa eventuella dokument direkt i mötet så alla kan samverka i dem.
3. Utför överenskommet efterarbete (alla), t ex: gilla-markera anteckningarna för att visa att ni läst, ta del av inspelningen om du inte var med. Inspelningen finns per automatik i mötet i Teams om inspelningsfunktionen användes under mötet.
Ökad effektivitet med digitala möten
Möten är ett bra sätt att få saker gjort, samlas kring beslut och komma vidare i olika frågor. Men många upplever att möten tar för mycket av deras tid.
Att hålla möten digitalt istället för fysiskt är ett sätt att minska den totala mötestiden då vi slipper ta oss till och från. Mötesfunktionerna och mötesutrustningen blir också allt smartare vilket gör att vi kan hantera digitala möten enklare och snabbare.
